Optimiertes Bewerber-Management

7.9.2017 – Zehn, zwanzig oder gar hundert Bewerbungen auf eine Ausschreibung? So positiv das ist – die Verwaltung dieser Datenmenge ist eine Herausforderung für jede Personalabteilung. Wie diese gemeistert werden kann.

Digitale Stellenangebote und digitale Bewerbungen haben sich weitestgehend durchgesetzt. Drei Viertel der Neueinstellungen werden aufgrund von Online-Bewerbungen getätigt. 70 Prozent aller Stellenanzeigen sind im Internet zu finden. Zusätzlich nutzen über 90 Prozent aller Unternehmen die eigene Webseite für das Recruiting. Auch für die mobile Nutzung sind die meisten Karriere-Seiten und Jobportale optimiert.

Digitalisierung ja, aber nur zum Teil

Bis zum Eingang der digitalen Bewerbung ist alles durchorganisiert. Im weiteren Verlauf des Recruiting-Prozesses ist die optimale Verwaltung der Daten der nächste wichtige Schritt. Hier mangelt es häufig noch in der Praxis. Zumeist fehlt in den Personalbereichen ein der Digitalisierung angepasstes System für das Management eingehender Bewerbungen – obwohl diese in elektronischer Form bevorzugt werden. Viele Personaler nutzen Access-Datenbanken oder Excel-Tabellen, haben also kein durchgängiges Konzept für die Verwaltung der Daten. Das führt teilweise zu so hoher Unzufriedenheit wie bei Nutzern, die ganz ohne Software agieren.

Bewerbermanagementsystem schafft Abhilfe

Helfen kann ein Bewerbermanagementsystem, eine Software, die den gesamten Ablauf des Recruitments durchgehend managt. Das beginnt bei der Registrierung offener Positionen, läuft über das Anfertigen der Stellenanzeige zum Eingang der Online-Bewerbungen bis hin zur Vorauswahl, Priorisierung und Einladung der Kandidaten und schließlich auch zur Absage.

Welche Abläufe konkret unterstützt werden sollen und wie ein solches System an bestehende Software-Lösungen angebunden werden kann, sollte durch spezielle Analysen geklärt werden. Entsprechend sollten im System Nachjustierungen möglich sein.

Lohnt ein Bewerbermanagementsystem immer?

Ab wann sich ein Bewerbermanagementsystem rechnet, ist individuell unterschiedlich. Die Empfehlungen von Anbietern solcher Lösungen reichen von zehn bis mindestens 1.000 Bewerbungen jährlich. Jedes Unternehmen muss also seine Situation sehen und vorausschauend einschätzen, ob eine durchgängige Software-Lösung sinnvoll ist.

In jedem Fall ist es dem Image eines Arbeitgebers zuträglich, wenn die Recruiting-Prozesse reibungslos verlaufen. Eine gute Reaktionsgeschwindigkeit und transparente Abläufe erzeugen bei den Bewerbern ein positives Bild des Unternehmens. Gerade in Zeiten, in denen es immer schwieriger wird, geeignete Kandidaten zu finden, ist die positive Wahrnehmung der Arbeitgeber-Marke ein wichtiger Aspekt.

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TIPP: Recruiting und Employer Branding clever kombinieren.